Qaseeサービスを導入済みのお客様より
活用事例とご意見
ここではQasee工数管理をご購入のお客様での活用事例と
頂いたご意見・導入効果をまとめています。ぜひ購入のご参考にご覧ください。
設計部門従業員の作業実施内容、分担や進捗が見えないことが最大の悩みで、従業員個人の主観に頼る日報での作業報告で、統一基準がなく正確性に欠けていました。スケジュール共有システムを導入するも、実業務にどのくらい時間をかけているか、何の業務を実施しているか個人の業務時間の使い方がマネージャー自身が把握できずにいました。結果、納期に間に合わせるため、特定のベテラン人員に負荷が集中してしまう状況でありました。
ツール選定においては手間なく正確な業務作業時間を計測できることが条件でした。Qaseeは社員が普段意識することなく常に作業状況を計測し、利用アプリケーションや作業している資料ファイルや図面、Webシステムの利用など時間にそって自動記録することができます。導入しているスケジュール管理システムとの連携ができることも決め手となりました。このスケジュール情報と連携することで、現場マネージャーは予定された作業時間とその実務内容を確認しながら社員の作業状況がいつでも確認可能となります。「社員の作業カレンダーと日報だけでは分からなかった実作業内容を必要な時にいつでも確認できる。」これにより誰がどのくらいの時間をその業務分担に充てられているか、作業スピードの差や、どの作業において特定人員への作業分担の偏りがあるのか、くまなく把握することができて業務状態が可視化できるようになりました。
主な業務は調達購買業務を担うシステムの運用および保守作業で作業内容は多岐に渡ります。管理会計を採用し、現状CrowdLogとBacklogを採用し工数コスト管理を行うも、現場社員は普段多忙を極め、入力作業が滞りがちで運用が難しい状況でありました。原因はマニュアル入力が多く必要なことから社員が積極的に活用できておらず、不満の声も聞こえていいました。「作業種類が60以上もある中で今までの工数管理ツールでは作業を判別して工数入力する手間は許容範囲を大きく超え、社員の利用定着とは程遠かった。」とにかく入力の手間をかけずに、加えて自動で業務分類できることがQasee採用の目的。Qaseeでは利用アプリケーション、作業文書のタイトル、メールの件名、ファイルの保存場所をキー条件として作業分類が自動で行われます。これは他社ツールにはなく、各段に社員の手間を省く手段となりました。PC上作業以外の現場作業をも集計する必要がありましたが、この機能をQaseeが機能追加することで業務要件を満たすことができました。 結果当初の目論見通り、社員の労力をかけずに精度高い工数計測が可能になり、管理会計へ提出する原価集計が実現できました。
工数に基づいた正確な業務委託料を請求するため、Excelフォーマットによる日報形式にて何の業務・顧客に何時間使ったか業務内容を毎日メール送信していました。人事システムでPC起動時間・勤怠の管理を行い在宅勤務を週３併用するも、勤務時間と実工数の時間とは乖離があることかや、日報作成の手間や部門マネージャーによる内容確認する負担を削減する目的でQasee導入を決めました。 これまで、メンバー全員からのExcel受領、内容確認、集計作業に多くの時間を浪費していたが、顧客案件別、業務作業別、メンバー別に用意された自動集計レポートが確認できます。これにより案件予算目標と現在の実績値での対比分析がいつでも行えるようになりました。社員は一日の終業時に自動計測された自分の作業リスト上で既に自動仕分けや学習仕分けされた結果のチェック操作にわずかな時間を要すのみとなります。 部門のマネージャーは案件ごとの原価計算に掛けられていた時間を以前に比べ半分以下に短縮できました。会計士業務だけでなくバックオフィスのスタッフも同様です。「バックオフィスの事務作業メンバーもどのくらい顧客案件の成約と実務に貢献しているか把握できるようになった」 業務貢献度が数字となって判断できるようになったのに加え、全ての社員がコスト意識を持つようになりました。
この企業は事業所および施設を多数展開し、従業員数約1,000名を配置する総合介護サービス業を運営しており、人員リソースを効率活用できるよう、アウトソース化を進めていました。 その一つが定型業務をこなす数十名の事務作業員のチームです。 ただし課題も少なくなく、特定の人員に負荷が集中してしまっている、業務量をこなすための最適人員リソースが分からない、個人の主観に頼る日報でのみ作業報告といった状況でした。 この状況を解決するには業務ごとの適正な標準工数を割り出すことが必須で、この役割にQaseeが採用されました。 ここでの標準工数とその従業員が作業をスムーズに遂行するために「標準的なスピード」を基準とした必要時間で、作業ペースの基準となります。 実際の作業時間を正確に計測し、平均値を導きだすことで、合理的な標準工数を算出することができます。
各従業員のPCにインストールされたQaseeプログラムは普段意識することなく自動的にこの実務時間を計測していきます。 １日の最後にブラウザからQasee画面を開き、自動計測された作業履歴を業務マスタ一覧から選択する「業務仕分け」を行います。ただし、予め設定したキーワードや使用アプリの条件で既に自動仕分けが完了しているものが多く、数クリックだけで勤務終了となります。 また、手動による仕分けをQaseeが機械学習して次の自動仕分け条件精度を高めるため、この作業は日々短縮されていきます。
「Excelで勤務日報付けていた頃と比べて大分楽になった」
集計された工数状況はQaseeダッシュボード画面で確認することができます。業務単位、作業単位での集計が行われ、この正味時間の平均から「標準時間」を割り出すことが出来ました。これにより、１)作業スキル評価基準として、2)一定期間内にどのくらい業務遂行が可能か業務計画・進捗管理の基準を整備することができました。